Heutzutage kann man so gut wie alles mit dem Smartphone, Tablet oder Laptop erledigen, doch häufig stoßen insbesondere Privatpersonen an Ihre Grenzen, wenn es um das Unterzeichnen von Dokumenten geht.
Einen eigenen Drucker haben Privathaushalte in der heutigen Zeit nur noch äußerst selten und so muss man entweder eine Druckerei aufsuchen oder mit dem Vorgesetzten Rücksprache halten und fragen, ob man am Arbeitsplatz ein paar Blätter ausdrucken und dann auch wieder einscannen darf. All das macht ein einfaches Unterfangen, wie ein simples Formular ausfüllen, auf einmal um einiges aufwendiger als zuerst gedacht. Tatsächlich ist es jedoch möglich, all diese Schritte zu umgehen, und zwar mit einer digitalen Unterschrift, wie sie von professionellen Plattformen, wie beispielsweise DocuSign, angeboten wird.
Untenstehend erklären wir Ihnen, was sogenannte E-Signaturen sind, wie Sie diese erstellen können und welche Vorteile diese haben.
Die digitale Unterschrift - Was ist das?
Bei einer digitalen Unterschrift handelt es sich im Grunde genommen um eine elektronische Datei, die einem elektronischem Dokument beigefügt wird, um die Identität des Unterzeichnenden sowie das Dokument selbst zu authentifizieren.
Eine elektronische Signatur ist nicht einfach eine eingescannte, handschriftliche Unterschrift, sondern eine gesetzlich anerkannte Methode, um Bewerbungsschreiben, Rechnungen, Verträge und ähnliches “digital zu unterschreiben”. Wichtig ist jedoch, dass es sich um eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur handelt.
Eine E-Signatur erstellen - Wie funktioniert das?
Wie im vorigen Absatz erwähnt, kann man seine Unterschrift nicht einfach einscannen und diese dann als E-Signatur über seinen Namen setzen. Wenn Sie also eine digitale Unterschrift erstellen möchten, brauchen Sie Unterstützung von einem Unternehmen, wie zum Beispiel DocuSign, das sich auf das Erstellen von elektronischen Signaturen spezialisiert hat und dementsprechende Lösungen dafür bereitstellt.
Professionelle Anbieter authentifizieren die Identität des Signators und fügen der Unterschrift eine Art Prüfpfad hinzu, welcher unter anderem einen Zeitstempel beinhaltet, sodass nachträgliche Änderungen des Dokuments einfach festgestellt und somit verhindert werden können.
Dieser Prozess mag sich für Sie womöglich im ersten Moment recht kompliziert anhören, jedoch übernehmen die Dienstleister genau diese Hintergrundarbeit und für Sie sind es nur wenige Klicks. Meist gibt es sogar Applikationen, die das ganze sogar noch mehr vereinfachen und die Sie von unterwegs aus nutzen können.
Elektronische Signaturen - Wofür Sie sie anwenden können und welche Vorteile sie haben
Elektronische Signaturen sind zulässig für allerlei unterschiedliche Dokumente, sei es Rechnungen, Verträge, Formulare, Bewerbungsschreiben oder Kündigungen, und ebenfalls verfügbar für allerlei gängige Dateiformaten, wie Word und PDF. Das heißt, auch für Sie als Privatperson kann sich eine digitale Unterschrift als äußerst nützlich erweisen.
Wie zu Beginn dieses Artikels erwähnt, bringt eine E-Signatur eine unglaubliche Zeitersparnis und Flexibilität. Ebenfalls sparen Sie damit jedoch auch einiges an Geld. Druckereien verlangen häufig ganz schön amtliche Beträge, um nur ein Blatt Papier zu drucken. Und den Sprit, den Sie verbrauchen, um dort hinzugelangen, hat ja auch seinen Preis.
Doch nicht nur als Privatperson wird es sich bemerkbar machen, wenn Sie auf eine digitale Unterschrift umsteigen. Eine elektronische Signatur vereinfacht Arbeitsabläufe immens und Sie können entweder Personalkosten dadurch senken oder die neugewonnene Zeit der Angestellten wird für sinnvollere Aufgaben genutzt.
Sind Sie viel unterwegs - sei es beruflich oder privat - oder arbeiten Sie remote, so lohnt sich der Umstieg sogar noch mehr und ist beinahe schon eine Notwendigkeit, um Ihre Freiheit nicht zu verlieren oder ständig andere mit Ihren Anliegen belästigen zu müssen.
Wie Sie sehen gibt es eine Vielzahl Vorteile und die hier genannten sind nur einige von Ihnen, um Ihnen einen ersten Eindruck zu vermitteln. Sehen Sie sich am besten einfach die verschiedenen Lösungen der Anbieter, wie DocuSign, mal an und schauen Sie, ob nicht auch für Sie das Richtige dabei ist.